Звіт

про роботу архівного відділу

за 2017 рік

 1. Основні організаційні заходи

       Проведено 1 семінар для працівників виконавчого комітету Обухівської міської ради з питань ведення діловодства та упорядкування архівних документів, в якому взяли участь  19 слухачів.     

 Архівний відділ приймає на зберігання документи  ліквідованих установ, підприємств та організацій міста.

У 2017 році прийнято 23 од.зб.  від 5-ти ліквідованих підприємств міста.

Усього нараховується 85 фондів, 2773 од.зб. справ з особового складу.

 2. Забезпечення збереженості та державний облік документів   НАФ

 У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» в архівному відділі виконавчого комітету Обухівської міської ради працююча пожежна сигналізація. В сховищі працююча система газового автоматичного пожежогасіння.

Архівний відділ має власне приміщення 147,1 м². Приміщення обладнане охоронною сигналізацією та підключене до центрального пульту.

  В архівному відділі в 2017 році заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, не планувались

Проведено ремонт 16 аркушів  в документах.

Підшито 4 справи.

Картонування документів –не планувалось

Перевірено наявність та фізичний стан 687 од.зб. (4 фондів).

Знепилено 38 коробок, що становить 9 п.м.

Виготовлено та замінено 10 ярликів на коробках з документами.

Закартоновано справ  0 справ 0 архівних фондів. Складено 4 аркуші та 4 акти перевіряння наявності та стану справ фондів.

Зашифровано 115 справ  постійного зберігання, 23 справи з особового складу.

Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 138 справ.

Внесено 7 записів  в Список фондів.

Внесено 2 записи в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Внесено 5 записів в книгу обліку надходжень документів з особового складу.

Сформовано 7 справ фондів.

Оформлено 7 справ фондів:  складено 7 аркушів внутрішнього опису.

Складено 7 карток фондів – здійснено 7 записів, складено 7 карток фондів, які вперше надійшли на зберігання для державного обліку документів НАФ та ліквідованих установ міста.

Складено відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2018 на 7 фондів.

Складено 7 аркушів фондів.

Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

Загублені документи не значаться.

2.2. На державне зберігання прийнято: вперше надійшли на зберігання документи НАФ  Дитяча школа мистецтв м. Обухова фонд 92 в кількості 80 од.зб. та фонд 97 Фінансове управління виконавчого комітету Обухівської міської ради 35 од.зб.

В архівному відділі станом на 01.01.2018 зберігається  в 13 фондах 2504 од. зб. постійного зберігання та 2773 од. зб. з особового складу в  85 архівних фондах.

  3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів    Національного архівного фонду

           Протягом 2017 року за 30 справами фонду № 1 «Обухівська міська рада та її виконавчий комітет» складено 520  каталожних карток  на управлінську документацію. З них: тематичних – тематичних іменних – 484 (про землекористування громадян на території Обухівської міської ради) та історичних -36.

З них: тематичних – тематичних іменних – 484 (про землекористування громадян на території Обухівської міської ради) та 36 історичних карток.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

 Протягом 2017 року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ в 2017 році на постійне зберігання прийнято 115  од.зб. справ постійного зберігання документи: Дитяча школа мистецтв м. Обухова фонд 92 в кількості 80 од.зб. та фонду 97 Фінансове управління виконавчого комітету Обухівської міської ради 35 од.зб.

Прийнято на зберігання 23 справи з особового складу ліквідованих установ міста.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 115 од.зб.

З них: Дитяча школа мистецтв м. Обухова фонд 92 в кількості 80 од.зб. та фонду 97 Фінансове управління виконавчого комітету Обухівської міської ради 35 од.зб.

2 описи  №1 справ постійного зберігання установ списку №1 115 од.зб.

3 описи справ з особового складу установ списку № 1 на 105 од.зб.

5 описів справ з особового складу установ списку № 3 на 23 од.зб;

  Проведено 4 комплексні перевірки установ Списку №1

-        Обухівська міська рада

-        Управління освіти виконавчого комітету Обухівської міської ради

-        Відділ культури виконавчого комітету Обухівської міської ради

-        Комунальне підприємство Обухівської міської ради редакція газети «Обухівські вісті»

Проведено 1 семінар для працівників виконавчого комітету хто відповідає за ведення діловодства та архівну справу по відділах, в якому взяли участь  19 слухачів.

Надано 76 консультації працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

В міській газеті «Обухівські  вісті» було опубліковано 1 публікацію  до 85 річчя народження Київської області  «Народження Київщини»

 Складено  1 інформаційний лист для Обухівської загальноосвітньої школи №2,  що в 2017 році виповнюється 105 років,  від дня народження школи.

 На офіційному веб-сайті архівного відділу Обухівської міської ради розміщено документальну on-line виставки: «Небесна сотня безневинна жертва…". На виставці експонується 5 фотокопій документів архівного фонду №86 КП Обухівської міської ради «Редакція газети «Обухівські вісті»» та виставка до дня народження міста «Обухову 655» на виставці експонується 5 фотокопій документів фонду №1 «Обухівська міська рада».

  В 2017 році читальний зал архівного відділу відвідали 10 користувачів, які здійснили  24 відвідувань. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі була робота зі збору матеріалів з питань підготовки відомостей про творчі особистості, історичні події,  пам’ятні місця до енциклопедії «Київщина»,

 з встановлення факту підтвердження прав на земельні ділянки,  перевірка достовірності довідок соціально-правового характеру.

 В користування користувачам видавалось 233 справи 4 архівних фондів.

Для покращення роботи із зверненнями громадян продовжується складання тематичного каталогу  на рішення виконавчого комітету Обухівської міської ради, регулярно направляються  інформаційні листи Пенсійному фонду про склад документів з особового складу, які зберігаються в архівному відділі. На офіційному веб- сайті поданий  список ліквідованих установ міста, також є пошта зворотного зв’язку за допомогою якої громадяни можуть отримати консультацію з приводу тематичних та соціально-правових довідок.

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі виконавчого комітету Обухівської міської ради залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшло 269 запитів. Виконано 269 запитів. На особистому прийомі розглянуто 387 звернень громадян.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 115, у тому числі 111 - із позитивним результатом та 4 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів. Більшість соціально-правових запитів виконано  про підтвердження прийняття, звільнення, переведення з посади на посаду громадян. Архівним відділом в 2017 році виконано 46 запитів щодо підтвердження трудового стажу. По пільгових умовах-4 запити.

Переважали тематичні запити про землекористування фізичних та юридичних осіб всього виконано 154 тематичні запити, з них: 152 - з позитивним результатом, 2 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів, а саме:

1. Про землекористування фізичних та юридичних осіб – 81.

2. Про надання, визнання права власності, передавання у власність житла
громадянам –11.

3. Архівних копій – 56.

4. Найменування, перейменування вулиць – 18.

5. Перейменування підприємств – 42.

Архівним відділом для поліпшення роботи із зверненнями громадян здійснюються наступні заходи: всі запити та заяви виконуються у встановлені терміни, переважно в строк від 1 до 7 днів; більшість відповідей у вигляді архівних витягів, архівних копій, архівних довідок, супроводжувальних листів до ксерокопій документів та листи про відсутність документів або відсутність потрібної інформації в документах видаються безпосередньо заявникам, в інші області та країни відповіді надсилаються поштою, прийом заяв, запитів від громадян і юридичних осіб проводиться щодня, з понеділка по п’ятницю, особистий прийом громадян начальником архівного відділу та видача архівних копій, витягів та довідок проводиться щотижня в середу і четвер.

В міській газеті «Обухівські  вісті» було опубліковано 1 публікацію  до 85 річчя народження Київської області  «Народження Київщини»

Платні послуги не наддавались.

Основна тематика соціально-правових запитів: підтвердження трудового стажу , заробітної плати для нарахування пенсії.

У 2017 році передбачається збільшення  запитів соціально-правового характеру у зв’язку з відсутністю трудового архіву і надходженням документів з особового складу ліквідованих підприємств в архівний відділ.

Начальник відділу                                                                  О.М. Кулик

01.12.2017р.