Звіт

про роботу архівного відділу

за 2016 рік

1. Основні організаційні заходи

1.1.  Проведено 1 семінар в управлінні соціального захисту населення виконавчого комітету Обухівської міської ради з начальниками відділів з питань ведення діловодства та упорядкування архівних документів, в якому взяли участь  17 слухачів.     

1.2. Архівний відділ приймає на зберігання документи  ліквідованих установ, підприємств та організацій міста.

У 2016 році прийнято 440 од.зб.  від 3-х ліквідованих підприємств міста.

Усього нараховується 80 фондів, 2750 од.зб. справ з особового складу.

   2. Забезпечення збереженості та державний облік документів   НАФ

 2.1. У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

2.2.           На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» в архівному відділі виконавчого комітету Обухівської міської ради встановлена пожежна сигналізація. В сховищі встановлено систему газового автоматичного пожежогасіння.

Архівний відділ має власне приміщення 147,1 м². Приміщення обладнано охоронною сигналізацією та підключено до центрального пульту.

  В архівному відділі в 2016 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, встановлено металеві пересувні стелажі 403 погонні метри, ведеться контроль за наявністю та фізичним станом документів:

Проведено ремонт 20 аркушів  в документах.

Підшито 4 справи.

Закартоновано 204 справи документів НАФ та 133 справи документів ліквідованих установ міста.

Перевірено наявність та фізичний стан 1835 од.зб. (3 фондів).

Знепилено 142 коробки, що становить 13 п.м.

Виготовлено та замінено 24 ярлики на коробках з документами.

Закартоновано справ  337 справ 5 архівних фондів. Складено 3 аркуші та 3 акти перевіряння наявності та стану справ фондів.

Зашифровано 191 справу  постійного зберігання, 440 справ з особового складу.

Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 631 справу.

Внесено 6 записів  в Список фондів.

Внесено 3 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Внесено 3 записів в книгу обліку надходжень документів з особового складу.

Сформовано 4 справ фондів.

Оформлено 4 справ фондів:  складено 4 аркушів внутрішнього опису.

Складено  6 карток фондів – здійснено 6 записів, складено5 карток фондів, які вперше надійшли на зберігання. Внесено зміни та доповнення до 1 карток фондів для державного обліку документів НАФ.

Складено відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2017 на 6 фондів.

Складено 5 аркушів фондів. Внесено зміни в 1 аркуш фондів.

Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

Загублені документи не значаться.

2.2. На державне зберігання прийнято частини 2-го фонду: «Обухівська середня школа ім. А.С. Малишка», в кількості 22 од. зб. , В перше надійшли на зберігання документи Обухівського об’єднаного управління Пенсійного фонду України Київської області фонд 91 в кількості 134 од.зб. та фонду 90 Обухівське міськрайонне управління юстиції 35 од.зб.

В архівному відділі станом на 01.01.2017 зберігається  2389 од. зб. постійного зберігання та 2750 од. зб. з особового складу 80 архівних фонди.

   3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів    Національного архівного фонду

           3.1 Протягом 2016 року за 15 справами фонду № 1 «Обухівська міська рада та її виконавчий комітет» складено 536  каталожних карток  на управлінську документацію. З них: тематичних – тематичних іменних – 536 (про землекористування громадян на території Обухівської міської ради)

З них: тематичних – тематичних іменних – 536 (про землекористування громадян на території Обухівської міської ради)

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

 4.1.  Протягом 2016 року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ в 2016 році на постійне зберігання прийнято 191  од.зб. справ постійного зберігання частину 2-го фонду: «Обухівська середня школа ім. А.С. Малишка», в кількості 22 од. зб. Вперше надійшли на зберігання документи Обухівського об’єднаного управління Пенсійного фонду України Київської області фонд 91 в кількості 134 од.зб. та фонду 90 Обухівське міськрайонне управління юстиції 35 од.зб.

Прийнято на зберігання 440 справ з особового складу ліквідованих установ міста.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 218 од.зб.

З них: Фонд №2 «Обухівська середня школа ім. А.С. Малишка» – 22 од.зб.,

Ф №91 «Обухівське об’єднане управління Пенсійного фонду України Київської області» - 134 од.зб.,Ф №90 «Обухівське міськрайонне управління юстиції» - 35 од.зб.  Відділ державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Обухівського міськрайонного Управління юстиції опис № 1 постійного зберігання -14 од.зб., опис № 2 постійного зберігання – 13 од.зб.

1 опис  №2 справ постійного зберігання (продовження) установ списку №1 22 од.зб.

1 описи №1 справ постійного зберігання на списку №1 134 од.зб.;

1 описи №1і 2 справ постійного зберігання на списку №2 27 од.зб.;

1 описи справ з особового складу установ списку № 1 на 131 од.зб.

4 описи справ з особового складу установ списку № 3 на 103 од.зб;

3 акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, 3 акти про вилучення для знищення установ списку № 3 на 701 од.зб.;

4.2.  Проведено 5 комплексних перевірок установ Списку №1 та №2

-         Фінансове управління виконавчого комітету Обухівської міської ради

-         Управління соціального захисту населення виконавчого комітету Обухівської міської ради

-         Служба у справах дітей та сім’ї

-         Обухівська міська організаця ветеранів України

-         НВК «Гімназія-загальноосвітній навчальний
заклад і ступеня міста Обухова імені Володимира Мельника

4.3. Проведено 1 семінар в управлінні  соціального захисту населення виконавчого комітету Обухівської міської ради з начальниками відділів з питань ведення діловодства та упорядкування архівних документів, в якому взяли участь  17 слухачів.

Надано 54 консультації працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

 5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

 5.1. В міській газеті «Обухівські  вісті» було опубліковано 4 публікації : «Чи не найкращий на Київщині», «За довідкою до архіву», «Перші кроки до Незалежності (25 років тому)», «Все до ваших послуг»

Складено  2 інформаційні листи для Київського картонно-паперового комбінату  про те, що в 2016 році виповнюється 40 років,  від дня початку будівництва ККБК, та 1 інформаційний лист про ліквідовані установи міста Обухів до Обухівського об’єднаного управління Пенсійного фонду України Київської області

            На офіційному веб-сайті архівного відділу Обухівської міської ради розміщено документальні on-line виставки: з нагоди 25 річниці незалежності України «Перші кроки до Незалежності" на виставці експонується 7 фотокопій документів архівного фонду №1 Обухівської міської ради, до Дня пам’яті голодоморів «Голодомор 1932-1933 роки на Обухівщині» відомості взяті із різних джерел,  Фотовиставка «Обухів від давнини до сучасності» в приміщенні архівного відділу.

5.2. Проведено 1 екскурсію для учнів НВК «Гімназія ім. Володимира Мельника» історія рідного краю.

5.3. В 2016 році читальний зал архівного відділу відвідали 16 користувачів, які здійснили 24 відвідувань. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі була робота зі збору матеріалів з питань підготовки відомостей про творчі особистості, історичні події,  пам’ятні місця до енциклопедії «Київщина» з встановлення факту підтвердження прав на земельні ділянки,  перевірка достовірності довідок соціально-правового характеру.

5.4. В користування користувачам видавалася 244 справ 4 архівних фондів.

5.5. Для покращення роботи із зверненнями громадян продовжується складання тематичного каталогу  на рішення виконавчого комітету Обухівської міської ради, регулярно направляються  інформаційні листи Пенсійному фонду про склад документів з особового складу, які зберігаються в архівному відділі. На офіційному веб- сайті поданий  список ліквідованих установ міста, також є пошта зворотного зв’язку за допомогою якої громадяни можуть отримати консультацію з приводу тематичних та соціально-правових довідок.

5.6. Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі виконавчого комітету Обухівської міської ради залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшло 201 запит. Виконано 201 запити. На особистому прийомі розглянуто 233 звернень громадян.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 60, у тому числі 52 - із позитивним результатом та 8 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів. Більшість соціально-правових запитів виконано  про підтвердження прийняття, звільнення, переведення з посади на посаду громадян. Архівним відділом в 2016 році виконано 18 запитів щодо підтвердження трудового стажу. По пільгових умовах-2 запити.

Переважали тематичні запити про землекористування фізичних та юридичних осіб всього виконано 151 тематичні запити, з них: 147 - з позитивним результатом, 4 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів, а саме:

1. Про землекористування фізичних та юридичних осіб – 83.

2. Про надання, визнання права власності, передавання у власність житла
громадянам –8.

3. Архівних копій – 33.

4. Найменування, перейменування вулиць – 10.

5. Перейменування підприємств – 13.

Архівним відділом для поліпшення роботи із зверненнями громадян здійснюються наступні заходи: всі запити та заяви виконуються у встановлені терміни, переважно в строк від 1 до 7 днів; більшість відповідей у вигляді архівних витягів, архівних копій, архівних довідок, супроводжувальних листів до ксерокопій документів та листи про відсутність документів або відсутність потрібної інформації в документах видаються безпосередньо заявникам, в інші області та країни відповіді надсилаються поштою, прийом заяв, запитів від громадян і юридичних осіб проводиться щодня, з понеділка по п’ятницю, особистий прийом громадян начальником архівного відділу та видача архівних копій, витягів та довідок проводиться щотижня в середу і четвер.

5.7.  В міській газеті «Обухівські  вісті» було опубліковано 4 публікації  в міську  газету «Обухівські вісті», «Чи не найкращий на Київщині», «За довідкою до архіву», «Перші кроки до Незалежності (25 років тому)», «Все до ваших послуг»                   5.8. Основна тематика соціально-правових запитів: підтвердження трудового стажу , заробітної плати для нарахування пенсії.

У 2016 році передбачається збільшення  запитів тематичного характеру у зв’язку з вирішенням громадянами  земельних питань та приватизацією земельних ділянок, збільшення соціально – правових запитів у зв’язку з відсутністю трудового архіву і надходженням документів з особового складу ліквідованих підприємств в архівний відділ.