Звіт

про роботу архівного відділу

за 2015 рік

 1. Основні організаційні заходи

        Підготовлено проект, на основі яких прийнято 1 рішення виконавчого комітету Обухівської міської ради  від 03 вересня 2015 року «Про внесення змін в Положення про архівний відділ виконавчого комітету Обухівської міської ради»

        Проведено 1 семінар в управлінні Пенсійного фонду України в місті Обухові та Обухівському районі з начальниками відділів з питань ведення діловодства та упорядкування архівних документів, в якому взяли участь  11 слухачів.     

 Архівний відділ приймає на зберігання документи  ліквідованих установ, підприємств та організацій міста.

У 2015 році прийнято 146 од.зб.  від 6-ти ліквідованих підприємств міста.

Усього нараховується 77 фонд, 2310 од.зб. справ з особового складу.

  2. Забезпечення збереженості та державний облік документів   НАФ

      У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі виконавчого комітету Обухівської міської ради  на 2015 рік та Порядок дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Обухівської міської ради  на випадок пожежі.

Архівний відділ має власне приміщення 147,1 м². Приміщення обладнано охоронною сигналізацією та підключено до центрального пульту.

  В архівному відділі в 2015 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

Проведено ремонт 20 аркушів  в документах.

Підшито 4 справи.

Закартоновано 641 справу 241 справу документів НАФ та 400 справ документів ліквідованих установ міста.

Перевірено наявність та фізичний стан 57 од.зб. (3 фондів).

Знепилено 133 коробки, що становить 10 п.м.

Виготовлено та замінено 64 ярлики на коробках з документами.

Закартоновано справ  641 справу 3 архівних фондів. Складено 3 аркуші та 3 акти перевіряння наявності та стану справ фондів.

Зашифровано 254 справи  постійного зберігання, 146 справ з особового складу.

Перешифровано 58 справ  постійного зберігання фонду №2 Обухівська середня школа ім. А.С. Малишка.

Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 254 справ.

Внесено 7 записів  в Список фондів.

Внесено 8 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Внесено 6 записів в книгу обліку надходжень документів з особового складу.

Сформовано 7 справ фондів.

Оформлено 7 справ фондів:  пронумеровано 132 аркушів, складено 7 аркушів внутрішнього опису.

Складено  8 карток фондів – здійснено 8 записів, складено 8 карток фондів, які вперше надійшли на зберігання. Внесено зміни та доповнення до 8 карток фондів для державного обліку документів НАФ.

Складено відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2016 на 12 фондів.

Складено 8 аркушів фондів. Внесено зміни в 5 аркушів фондів.

Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

Загублені документи не значаться.

На державне зберігання прийнято частини 1-го фонду: «Обухівська міська рада», в кількості 120 од. зб. , 3-го фонду «Обухівська восьмирічна школа №2» в кількості 29 од.зб.. В перше надійшли на зберігання документи Обухівського міськрайонного центра зайнятості фонд 82 в кількості 82 од.зб.. та Комунального підприємства «Редакція газети «Обухівські вісті»» в кількості 16 од. зб.

В архівному відділі станом на 01.01.2016 зберігається  2198 од. зб. постійного зберігання та 2310 од. зб. з особового складу 77 архівних фонди.

   3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів    Національного архівного фонду

          Зроблено удосконалення та перероблення описів 1-го фонду НАФ 
Р-2  «Обухівська середня школа №1 ім. А.С. Малишка» складено опис 1 справ постійного зберігання за 1947-1949, 1951-1987 роки 58 од.зб.

 Протягом 2015 року за 3 справами фонду № 1 «Обухівська міська рада та її виконавчий комітет» складено 441  каталожну картоку  на управлінську документацію. Фонду №71-ос «ПРИВАТНЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «ОБУХІВСЬКИЙ ЗАВОД «МЕТАЛОКЕРАМІК» ліквідатори ЧАЕС 137 карток.

З них: тематичних – тематичних іменних – 441 (про землекористування громадян на території Обухівської міської ради) та ліквідаторів ЧАЕС 137 карток.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

    Протягом 2015 року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ в 2015 році на постійне зберігання прийнято 120  од.зб. справ постійного зберігання фонд № 1 «Обухівська міська рада», 82 од.зб. фонду №82 «Обухівський міськрайонний центр зайнятості», 29 од. зб. «Обухівська восьмирічна школа №2», Комунальне підприємство «Редакція газети «Обухівські вісті»» в кількості 16 од. зб.

 Прийнято на зберігання 146 справ з особового складу ліквідованих установ міста.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 289 од.зб. З них – описи № 2 постійного зберігання на 120 справ, у тому числі на 58 од.зб. переробленого розділу опису справ постійного зберігання фонду № 2, 82 справи опису №1 постійного зберігання  та фонду № 82 та на описи документів з особового складу на 28 од. зб., опису №1 постійного зберігання фонду №3 29 об.зб.

1 опис  №2 справ постійного зберігання (продовження) установ списку №1 120 од.зб.

4 описи №1 справ постійного зберігання (продовження) на списку №1 134 од.зб.;

2 описи справ з особового складу установ списку № 1 на 28 од.зб.

6 описів справ з особового складу установ списку № 3 на 146 од.зб;

3 акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, установ списку № 1 на 545 од.зб. (128 позицій), 3 акти про вилучення для знищення установ списку № 3 на 582 од.зб. (55 позиції);

1 положення про експертну комісію.

     Протягом року комплексні та  контрольне перевіряння діловодства, роботи експертних комісій та архівних підрозділів установ. Не проводилось

 Внесено доповнення до карток роботи з установою в 3  наглядові справи установ списку № 1.

 Надано 35 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

 5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

     В міській газеті «Обухівські  вісті» за  №11 від 21 березня 2015р. було опубліковано статтю «ДО УВАГИ ЛІКВІДАТОРІВ ЧАЕС»

      Складено  1 інформаційний лист для радгоспу – комбінату «Обухівський» про те, що в 2015 році виповнюється 55 років,  як створений радгосп – комбінат «Обухівський», та 1 інформаційний лист про ліквідовані установи міста Обухів до ПФУ в м. Обухові та Обухівському районі.

       В 2015 році читальний зал архівного відділу відвідали 13 користувачів, які здійснили 13 відвідувань. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі була робота зі збору матеріалів з встановлення факту підтвердження прав на земельні ділянки,  перевірка достовірності довідок соціально-правового характеру.

       В користування користувачам видавалася 111 справ 3 архівних фондів.

 Для покращення роботи із зверненнями громадян продовжується складання тематичного каталогу  на рішення виконавчого комітету Обухівської міської ради, регулярно направляються  інформаційні листи Пенсійному фонду про склад документів з особового складу, які зберігаються в архівному відділі. На офіційному веб сайті поданий  список ліквідованих установ міста, також є пошта зворотного зв’язку за допомогою якої громадяни можуть отримати консультацію з приводу тематичних та соціально-правових довідок.

      Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі виконавчого комітету Обухівської міської ради залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшло167 запитів. Виконано 167 запити. На особистому прийомі розглянуто 228 звернень громадян.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 39, у тому числі 36 - із позитивним результатом та 3 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів. Більшість соціально-правових запитів виконано  про підтвердження прийняття, звільнення, переведення з посади на посаду громадян. Архівним відділом в 2015 році виконано 7 запитів щодо підтвердження трудового стажу (у тому числі 1) – щодо участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС.

Переважали тематичні запити про землекористування фізичних та юридичних осіб всього виконано 128 тематичні запити, з них: 125 - з позитивним результатом, 3 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів, а саме:

1. Про землекористування фізичних та юридичних осіб – 75.

2. Про надання, визнання права власності, передавання у власність житла
громадянам –7.

3. Архівних копій – 6.

4. Найменування, перейменування вулиць – 28.

5. Про надання поштової адреси – 3.

6. Перейменування підприємств – 14.

Архівним відділом для поліпшення роботи із зверненнями громадян здійснюються наступні заходи: всі запити та заяви виконуються у встановлені терміни, переважно в строк від 1 до 7 днів; більшість відповідей у вигляді архівних витягів, архівних копій, архівних довідок, супроводжувальних листів до ксерокопій документів та листи про відсутність документів або відсутність потрібної інформації в документах видаються безпосередньо заявникам, в інші області та країни відповіді надсилаються поштою, прийом заяв, запитів від громадян і юридичних осіб проводиться щодня, з понеділка по п’ятницю, особистий прийом громадян начальником архівного відділу та видача архівних копій, витягів та довідок проводиться щотижня в середу і четвер.

В міській газеті «Обухівські  вісті» було опубліковано статтю «ДО УВАГИ ЛІКВІДАТОРІВ ЧАЕС»

      Основна тематика соціально-правових запитів: підтвердження трудового стажу , заробітної плати для нарахування пенсії.

У 2015 році передбачається збільшення  запитів тематичного характеру у зв’язку з вирішенням громадянами  земельних питань та приватизацією земельних ділянок, збільшення соціально – правових запитів у зв’язку з відсутністю трудового архіву і надходженням документів з особового складу ліквідованих підприємств в архівний відділ.

 Користувачі за генеалогічною тематикою не працювали.