Звіт 

про роботу архівного відділу

за 2014 рік

1. Основні організаційні заходи

 Підготовлено проекти, на основі яких прийнято 2 рішення виконавчого комітету Обухівської міської ради  від 03 липня 2014 року «Про розміщення архівного відділу виконавчого комітету Обухівської міської ради у нежилому приміщенні за адресою: вул. Каштанова, 13-2 у місті  Обухові» та рішення 54 сесії шостого скликання  від 24.07.2014.року «Про передачу майна та оргтехніки  архівному відділу».

Засідання колегій, дирекцій не проводились.

 Положення про Експертну комісію не розроблялось.

 Проведено 2 планові  комплексні перевірки та 1 контрольна перевірка установ Списку №1.

 Проведено 1 семінар з начальниками управлінь виконавчого комітету Обухівської міської ради та начальниками відділів з питань ведення діловодства та упорядкування архівних документів, в якому взяли участь  23  слухачі.

 Оглядові документи не готувались.

 В місті трудових архівів не створено.

 Архівний відділ приймає на зберігання документи  ліквідованих установ, підприємств та організацій міста.

У 2014 році прийнято 11 од.зб.  від 6-ти ліквідованих підприємств міста.

Усього нараховується 71 фонд, 2164 од.зб. справ з особового складу.

  2. Забезпечення збереженості та державний облік документів   НАФ

 У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі виконавчого комітету Обухівської міської ради  на 2014 рік та Порядок дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Обухівської міської ради  на випадок пожежі.

Архівний відділ немає власного приміщення, за усною домовленістю має 0,5 сховища в архівному відділі Обухівської райдержадміністрації, ступінь заповнення стелажного обладнання – 100 %.

В архівному відділі в 2014 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

Проведено ремонт 40 аркушів  в документах.

Підшито 7 справ.

Закартоновано 1660 справ.

Перевірено наявність та фізичний стан 1481 од.зб. (3 фондів).

Знепилено 124 коробки, що становить 8 п.м.

Виготовлено та замінено 124 ярлики на коробках з документами.

Закартоновано справ  1660 справ 3 архівних фондів. Складено 3 аркуші та 3 акти перевіряння наявності та стану справ фондів.

Зашифровано 42 справи  постійного зберігання, 11 справ з особового складу.

Перешифровано 353 справи  постійного зберігання фонду №5 Київський картонно-паперовий комбінат та №3 Обухівська восьмирічна школа №2,

Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 53 справи.

Внесено 6 записів  в Список фондів.

Внесено 5 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Внесено 6 записів в книгу обліку надходжень документів з особового складу.

Сформовано 6 справ фондів.

Оформлено 6 справ фондів:  пронумеровано124 аркушів, складено 6 аркушів внутрішнього опису.

Складено  6 карток фондів – здійснено 6 записів, складено 6 карток фондів, які вперше надійшли на зберігання. Внесено зміни та доповнення до 5 карток фондів для державного обліку документів НАФ.

Складено відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2013 на 7 фондів.

Складено 6 аркушів фондів. Внесено зміни в 5 аркушів фондів.

Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

Загублені документи не значаться.

На державне зберігання прийнято частини 4-го фонду: «Радгосп-комбінат «Обухівський», в кількості 42 од. зб.

 В архівному відділі станом на 01.01.2015 зберігається  1950 од. зб. постійного зберігання та 2164 од. зб. з особового складу 71 архівний фонд.

   3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів    Національного архівного фонду

           3.1. Зроблено удосконалення та перероблення описів 2 фондів НАФ
Р-3 «Обухівська восьмирічна школа №2» складено опис 1 справ постійного зберігання за 1944-1968 роки 77 од.зб. Фонд Р-5 Київський картонно-паперовий комбінат  опис 1 справ постійного зберігання за 1976-1987  роки 276 од.зб.

 Протягом 2014 року за 4 справами фонду № 1 «Обухівська міська рада та її виконавчий комітет» складено 308  каталожних карток  на управлінську документацію. З них: тематичних – 4 (історичні дані, почесні нагороди, створення жіночої ради, утворення БТІ тощо) та тематичних іменних – 304 (про землекористування громадян на території Обухівської міської ради)

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

 Протягом 2014 року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ в 2014 році на постійне зберігання прийнято 42  од.зб. справ постійного зберігання фонд № 4 «Радгосп – комбінат «Обухівський»»

Прийнято на зберігання 11 справ з особового складу ліквідованих установ міста.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 427 од.зб. З них – описи № 2 постійного зберігання на 42 справи, у тому числі на 283 од.зб. переробленого розділу опису справ постійного зберігання фонду № 3 та фонду № 4 та описи документів з особового складу на 187 од. зб.

3 описи  №2 справ постійного зберігання (продовження) установ списку №1    409 од.зб.

1 опис №1 справ постійного зберігання (продовження) на списку №1 18 од.зб.;

2 описи справ з особового складу установ списку № 1 на 187 од.зб.

6 описів справ з особового складу установ списку № 3 на 11 од.зб;

4 акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, установ списку № 1 на 1108 од.зб. (104 позиції), установ списку № 3 на 857од.зб. (180 позиції);

 Протягом року здійснено 2 комплексні та 1 контрольне перевіряння діловодства, роботи експертних комісій та архівних підрозділів установ. Складено 2 довідки про результати комплексних перевірянь та 1 довідку про результати контрольних перевірянь роботи архівних підрозділів. Складено 16 карток роботи з установою. Внесено доповнення в 13  наглядових справ установ списку № 1.

 Надано 40 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

 В міській газеті «Обухівські  вісті» було опубліковано статтю «ЯКЩО ВАМ ПОТРІБНА АРХІВНА ДОВІДКА»

 Складено  1 інформаційний лист для Обухівської міської ради про те, що в 2014 році виповнюється 35 років як смт Обухів віднесли до категорії міст районного підпорядкування

 В 2014 році читальний зал архівного відділу відвідали 5 користувачів, які здійснили 5 відвідувань. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі була робота зі збору матеріалів з встановлення факту підтвердження майнових прав на будинок, підготовка статті про керівників м. Обухів, перевірка достовірності довідок соціально-правового характеру.

 В користування користувачам видавалася 90 справ 2 архівних фондів.

 Для покращення роботи із зверненнями громадян продовжується складання тематичного каталогу  на рішення виконавчого комітету Обухівської міської ради, регулярно направляються  інформаційні листи Пенсійному фонду про склад документів з особового складу, які зберігаються в архівному відділі. На офіційному веб сайті поданий  список ліквідованих установ міста, також є пошта зворотного зв’язку за допомогою якої громадяни можуть отримати консультацію з приводу тематичних та соціально-правових довідок.

Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі виконавчого комітету Обухівської міської ради залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшло 185 запитів. Виконано 185 запити. На особистому прийомі розглянуто 192 звернення громадян.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 77, у тому числі 75 - із позитивним результатом та 2 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів. Більшість соціально-правових запитів виконано  про підтвердження прийняття, звільнення, переведення з посади на посаду громадян. Архівним відділом в 2014 році виконано 34 запитів щодо підтвердження трудового стажу (у тому числі 2 – щодо участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС.

Переважали тематичні запити про землекористування фізичних та юридичних осіб всього виконано 108 тематичні запити, з них: 104 - з позитивним результатом, 4 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів, а саме:

1. Про землекористування фізичних та юридичних осіб – 67.

2. Про надання, визнання права власності, передавання у власність житла
громадянам –2.

3. Архівних копій – 10.

4. Найменування, перейменування вулиць – 29.

Архівним відділом для поліпшення роботи із зверненнями громадян здійснюються наступні заходи: всі запити та заяви виконуються у встановлені терміни, переважно в строк від 1 до 7 днів; більшість відповідей у вигляді архівних витягів, архівних копій, архівних довідок, супроводжувальних листів до ксерокопій документів та листи про відсутність документів або відсутність потрібної інформації в документах видаються безпосередньо заявникам, в інші області та країни відповіді надсилаються поштою, прийом заяв, запитів від громадян і юридичних осіб проводиться щодня, з понеділка по п’ятницю, особистий прийом громадян начальником архівного відділу та видача архівних копій, витягів та довідок проводиться щотижня в середу і четвер.

 В міській газеті «Обухівські  вісті» було опубліковано статтю «ЯКЩО ВАМ ПОТРІБНА АРХІВНА ДОВІДКА…»

Платні послуги не надавались

Основна тематика соціально-правових запитів: підтвердження трудового стажу , заробітної плати для нарахування пенсії.

У 2015 році передбачається збільшення  запитів тематичного характеру у зв’язку з вирішенням громадянами  земельних питань та приватизацією земельних ділянок, збільшення соціально – правових запитів у зв’язку з відсутністю трудового архіву і надходженням документів з особового складу ліквідованих підприємств в архівний відділ.

Користувачі за генеалогічною тематикою не працювали.