Звіт 

про роботу архівного відділу

за 2013 рік

1. Основні організаційні заходи

1.1. Проекти рішень органів вищої влади  не розроблялись.

1.2. На виконання наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» в 19 установ, підприємств та організацій списку № 1 та №2  надіслано листи про розроблення номенклатур справ установ міста на 2013 рік.

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 19.06.2013 №1227/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу,   органу місцевого самоврядування,  державного і комунального підприємства, установи та організації»  в 19  установ  міста  надіслано листи про розроблення індивідуальних Положень про ЕК на підставі «Типового положення про експертну комісію державного органу,   органу місцевого самоврядування,  державного і комунального підприємства, установи та організації» (в результаті – 14 установ списку № 1 та 5 установ  списку №2 склали та затвердили Положення про свої  ЕК).

1.3. Подавалась   доповідна записка на адресу виконавчого комітету про підключення до мережі Інтернет. Питання вирішено.

В 2013 році архівний відділ підключено до мережі Інтернет. З 10.11.2012 розпочав роботу веб-сайт архівного відділу виконавчого комітету Обухівської міської ради на сайті «Електронна мережа Київщини», для якого було підготовлено інформації: історія архіву, контакти, зворотній зв’язок, нормативна база, список фондів, штати, наші новини, корисні посилання. З січня-листопад 2013 року начальником архівного відділу підготовлена (редагована) і розміщена інформація по 9 розділах веб-сайту архівного відділу та постійно оновлюється.

1.4. Засідання колегій, дирекцій не проводились.

1.5. Розроблено положення про Експертну комісію архівного відділу виконавчого комітету Обухівської міської ради.

1.6. Проведено 2 планові  комплексні перевірки та 1 контрольна перевірка установ Списку №1.

1.7. Проведено 1 семінар з начальниками управлінь виконавчого комітету Обухівської міської ради та начальниками відділів з питань ведення діловодства та упорядкування архівних документів, в якому взяли участь  20  слухачів.

1.8.  Оглядові документи не готувались.

1.9.  В місті трудових архівів не створено.

 Архівний відділ приймає на зберігання документи  ліквідованих установ, підприємств та організацій міста.

У 2013 році прийнято 513 од.зб.  від 11-ти ліквідованих підприємств міста.

Усього прийнято 1640 од.зб. документів з особового складу від архівного відділу Обухівської райдержадміністрації 54 ліквідованих підприємств. Нараховується 65 фондів, 2153 од.зб. справ з особового складу.

  2. Забезпечення збереженості та державний облік документів   НАФ

2.1. У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі виконавчого комітету Обухівської міської ради  на 2013 рік та Порядок дій працівників архівного відділу виконавчого комітету Обухівської міської ради  на випадок пожежі.

Архівний відділ немає власного приміщення, за усною домовленістю має 0,5 сховища в архівному відділі Обухівської райдержадміністрації, ступінь заповнення стелажного обладнання – 100 %.

В архівному відділі в 2013 році проведено наступні заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищі, контролю за наявністю та фізичним станом документів:

Проведено ремонт 35 аркушів  в документах.

Підшито 9 справ.

Закартоновано 1700 справ.

Перевірено наявність та фізичний стан 1691од.зб. (7 фондів).

Знепилено 132 коробки, що становить 24 п.м.

Виготовлено та замінено 132 ярлики на коробках з документами.

Перекартоновано в результаті проведення перевіряння наявності та стану справ  275 справ 1 архівного фонду. Складено 7 аркушів та 7 актів перевіряння наявності та стану справ фондів.

Внесено 11 записів в книгу обліку стану справ архівних фондів.

Зашифровано 199 справ  постійного зберігання, 513 справ з особового складу.

Перешифровано 1202 справи  постійного зберігання фонду №1 та №4,

Перевірено перед прийманням на постійне зберігання 712 справ.

Внесено 7 записів  в Список фондів.

Внесено 1 запис в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Внесено 11 записів в книгу обліку надходжень документів з особового складу.

Сформовано 72 справи фондів.

Оформлено 72 справи фондів:  пронумеровано1217 аркушів, складено 72 аркуші внутрішнього опису.

Складено  72 картки фондів – здійснено 72 записи, складено 11 карток фондів, які вперше надійшли на зберігання. Внесено зміни до 1 картки фонду для державного обліку документів НАФ, в 1 – внесено зміни та доповнення.

Складено відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2013 на 72 фонди.

Складено 72 аркуші фондів. Внесено зміни в 2 аркуші фондів.

Щомісяця проводився в сховищі санітарний день.

Загублені документи не значаться.

На державне зберігання прийнято частини 1-го фонду: «Обухівська міська рада», в кількості 199 од. зб.

2.2. В архівному відділі станом на 01.01.2014 зберігається  1902 од. зб. постійного зберігання та 2153 од. зб. з особового складу 72 архівні фонди.

2.3. –

  3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів    Національного архівного фонду

           3.1. Зроблено удосконалення та перероблення описів 2 фондів НАФ
Р-1 «Обухівська міська рада» складено опис 1 справ постійного зберігання за 1945-1991 роки 611 од.зб. та опис 2 справ постійного зберігання за 1992-2004 роки 272 од.зб. Фонд Р-4 Радгосп-комбінат «Обухівський»  опис 1 справ постійного зберігання за 1960-1991 роки 258 од.зб. та опис 2 справ постійного зберігання за 1992-2001 роки 61 од.зб.

 Протягом 2013 року за 2 справами фонду № 1 «Обухівська міська рада та її виконавчий комітет» складено 158  каталожних карток  на управлінську документацію. З них: тематичних – 38 (історичні дані, назви вулиць тощо) та тематичних іменних – 96 (про землекористування громадян на території Обухівської міської ради) та 1 справа фонду Радгосп – комбінат «Обухівський» 24 картки на накази  про відрядження працівників радгоспу в зону ЧАЕС

3.2. -

3.3. -

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

4.1 Протягом 2013 року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

В архівний відділ в 2013 році на постійне зберігання прийнято 199 од.зб. справ постійного зберігання фонд № 1 «Обухівська міська рада»

Прийнято на зберігання 513 справ з особового складу ліквідованих установ міста.

На розгляд ЕПК Державного архіву Київської області подано та в результаті схвалено описи на управлінську документацію на 1401 од.зб. З них – описи № 1 на 199 справ, у тому числі на 1202 од.зб. переробленого розділу опису справ постійного зберігання фонду № 1 та фонду № 4 та описи документів з особового складу на
137 од. зб., 11 номенклатур справ.

Експертною комісією архівного відділу на 7 засіданнях схвалено:

6 положень про архівні підрозділи установ списку № 1;

1 положення про архівний підрозділ установ списку № 3;

14 положень про експертні комісії установ списку № 1;

5 положень про експертну комісію установ списку № 2;

3 положення про експертну комісію установ списку № 3 (ТОВ «ТЕХНОПЕРСПЕКТИВА», мале приватне підприємство «СПЕКТР», приватне підприємство «ОБУХІВМІСЬКВТОРРЕСУРСИ»);

9 номенклатур справ установ списку № 1

2 номенклатури справ списку № 2

5 номенклатур справ установ списку № 3

1опис  №2 справ постійного зберігання (продовження) установ списку № 1 на 199 од.зб.;

2 описи справ з особового складу установ списку № 1 на 19 од.зб. та  на 118 од.зб.;

8 описів справ з особового складу установ списку № 3 на 934 од.зб;

2 акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, установ списку № 3 на 204 од.зб. (19 позицій);

Протягом року здійснено 2 комплексних та 1 контрольних перевірянь діловодства, роботи експертних комісій та архівних підрозділів установ. Складено 2 довідки про результати комплексних перевірянь та 1 довідку про результати контрольних перевірянь роботи архівних підрозділів. Складено 5 карток роботи з установою. Внесено доповнення в 14  наглядових справ установ списку № 1.

Надано 80 консультацій працівникам діловодних служб та відповідальним за роботу архівних підрозділів щодо складання номенклатур справ, науково-технічного опрацювання документів, складання описів, історичних довідок, актів про вилучення для знищення документів, положень про архівні підрозділи та з інших питань діловодства та архівної справи.

5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

 5.1. З нагоди 70-річчя визволення міста Обухова від німецько-фашистських загарбників, що на офіційному веб-сайті архівного відділу Обухівської міської ради розміщено документальну on-line виставку «Життя під окупантами". На виставці експонується 9 фотокопій документів архівного фонду №1 Обухівської районної ради, архівного відділу Обухівської райдержадміністрації.

 В місцевій районній газеті «Обухівські  вісті» було опубліковано статті «РОЗШИРЮЄТЬСЯ ДОСТУП ДО АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ» та «АРХІВНИЙ ВІДДІЛ У ПОШУКУ ПРИВАТНИХ АРХІВНИХ ЗІБРАНЬ»

 Складено  1 інформаційний лист для НВК «Спеціалізована загальноосвітня школа І-ІІІ ст. з поглибленим вивченням української мови та літератури загальноосвітня школа І-ІІІ ст. №1 ім. А.С. Малишка Обухівської міської ради Київської області » про те, що в 2013 році школі виповнюється 100 років та 80 років, коли школа стала середньою.

5.2. -

5.3. В 2013 році читальний зал архівного відділу відвідали 3 користувачі, які здійснили 3 відвідування. Тематикою досліджень користувачів у читальному залі була робота зі збору матеріалів з встановлення факту підтвердження майнових прав на землю.

5.4. В користування користувачам видавалася 80 справ 1 архівного фонду.

5.7. Для покращення роботи із зверненнями громадян продовжується складання тематичного каталогу  на рішення виконавчого комітету Обухівської міської ради, регулярно направляються  інформаційні листи Пенсійному фонду про склад документів з особового складу, які зберігаються в архівному відділі. На офіційному веб сайті поданий  список ліквідованих установ міста, також є пошта зворотного зв’язку за допомогою якої громадяни можуть отримати консультацію з приводу тематичних та соціально-правових довідок.

5.8. Основною формою використання інформації документів НАФ в архівному відділі виконавчого комітету Обухівської міської ради залишалося виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом року надійшов 99 запити. Виконано 99 запити. На особистому прийомі розглянуто 162 звернення громадян.

Всього виконано запитів соціально-правового характеру – 46, у тому числі 43 - із позитивним результатом та 3 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів. Більшість соціально-правових запитів виконано  про підтвердження прийняття, звільнення, переведення з посади на посаду громадян. Архівним відділом в 2013 році виконано 18 запитів щодо підтвердження трудового стажу (у тому числі 3 – щодо участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС.

Переважали тематичні запити про землекористування фізичних та юридичних осіб всього виконано 53 тематичні запити, з них: 52 - з позитивним результатом, 1 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів, а саме:

1. Про землекористування фізичних та юридичних осіб – 42.

2. Про надання, визнання права власності, передавання у власність житла
громадянам – 5.

3. Архівних копій – 3.

4. Найменування, перейменування вулиць – 2.

Архівним відділом для поліпшення роботи із зверненнями громадян здійснюються наступні заходи: всі запити та заяви виконуються у встановлені терміни, переважно в строк від 1 до 7 днів; більшість відповідей у вигляді архівних витягів, архівних копій, архівних довідок, супроводжувальних листів до ксерокопій документів та листи про відсутність документів або відсутність потрібної інформації в документах видаються безпосередньо заявникам, в інші області та країни відповіді надсилаються поштою, прийом заяв, запитів від громадян і юридичних осіб проводиться щодня, з понеділка по п’ятницю, особистий прийом громадян начальником архівного відділу та видача архівних копій, витягів та довідок проводиться щотижня в середу і четвер.

5.12. В місцевій районній газеті «Обухівські  вісті» було опубліковано 2 статті «РОЗШИРЮЄТЬСЯ ДОСТУП ДО АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ» та «АРХІВНИЙ ВІДДІЛ У ПОШУКУ ПРИВАТНИХ АРХІВНИХ ЗІБРАНЬ»

5.13. Платні послуги не надавались

5.14. Основна тематика соціально-правових запитів: підтвердження трудового стажу , заробітної плати для нарахування пенсії.

У 2014 році передбачається збільшення  запитів тематичного характеру у зв’язку з вирішенням громадянами  земельних питань та приватизацією земельних ділянок, збільшення соціально – правових запитів у зв’язку з відсутністю трудового архіву і надходженням документів з особового складу ліквідованих підприємств в архівний відділ.

5.15. – Користувачі за генеалогічною тематикою не працювали.